LEGAL

Confiable, Rápido, Completo.

Los abogados administran documentos de deposiciones, e-discovery y otras fuentes bajo restricciones significativas y en grandes volúmenes a la vez que optimizan funciones administrativas como retención de clientes y facturación. Para servir a sus clientes bien, los abogados deben aprovechar al máximo la información disponible, manteniéndola segura y privada.

Los bufetes de abogados invierten recursos significativos en la gestión de su información. A diferencia de otros profesionales, el reto para los abogados aumenta por la necesidad de manejar un alto volumen de documentación en papel y en forma electrónica que proviene de una variedad de fuentes y en muchos formatos. En muchos casos, todo este trabajo debe realizarse bajo limitaciones de tiempo significativas. Esto es especialmente cierto en los grandes litigios que pueden requerir que millones de documentos sean revisados, analizados, indexados y organizados en un corto período de tiempo y bajo un presupuesto. El acceso rápido a información crucial puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. Las oficinas de abogados deben ser capaces de encontrar, recuperar y compartir los récords pertinentes con rapidez y precisión. Obtener la información en días, horas o segundos hace una diferencia, por lo que la combinación correcta de papel y herramientas de gestión de récords electrónicos es esencial para el éxito.

Gama Completa de Servicios

Electra es el socio en el que puede confiar para ayudarle con sus necesidades de gestión documental. Ofrecemos servicios integrados de forma consistente, precisa y confiable 24 horas al día, 7 días a la semana. Estos son algunos de nuestros servicios de administración de información:

Litigation Support
justice balance
Boardoom
Justice
Data Tunnel
Contract
eDiscovery
Corporate

Almacenaje de Documentos

Operamos varias convenientes facilidades en el área metropolitana donde los documentos se almacenan en un ambiente seguro. Nuestras ubicaciones cuentan con sistemas de seguridad 24/7, control de acceso, control de plagas y protección contra incendios. Sólo los representantes que son pre-autorizados por escrito por un Cliente tienen acceso limitado y documentado a sus récords. Todas las transacciones de acceso se registran electrónicamente y siempre se intercambia un recibo firmado.

Acceso Web 24/7

Exclusiva para nuestros clientes, nuestra aplicación web ofrece a los usuarios autorizados una forma fácil de realizar pedidos de servicios para cajas o archivos utilizando herramientas de búsqueda sencillas y un navegador web estándar las 24 horas del día los 7 días de la semana. Los clientes pueden rastrear el estado en tiempo real de cada Orden de Servicio en nuestro sistema. Esta aplicación web también proporciona a nuestros clientes acceso a información detallada sobre cada una de sus cajas o archivos y un historial de transacciones auditable para cada caja o archivo que se accede.

Acceso Rápido y Confiable a sus Récords

Electra provee una serie de opciones convenientes para ordenar cajas o archivos. Simplemente llame, envíe un fax, envíe un correo electrónico o haga una solicitud a través de nuestra aplicación web y tendremos sus documentos disponibles de acuerdo a su solicitud. Las facilidades centrales, los procesos y los sistemas de control de Electra le permitirán a su negocio acceder rápidamente a sus récords. Trabajamos incansablemente para asegurarnos de tenga acceso a sus archivos cuando y donde los necesite.

Entregas Mismo Día, Próximo Día y Urgente

Electra entrega en cualquier lugar. Proporcionamos una amplia gama de opciones de transporte y entrega que le proveerán sus documentos donde lo necesite y cuando lo necesite. Nuestros vehículos y personal uniformado atenderán sus documentos. También se ofrecen opciones de entrega por fax o en línea y opciones estándar de transporte internacional. Ofrecemos servicios de entrega adaptados a la urgencia de sus solicitudes de servicio:

  • Próximo Día (Regular)

  • Mismo Día (AM/PM)

  • Rush o Urgente

  • Fuera de Horas Laborales

Sistema de Control Documental

Nuestro sistema de información con bases de datos de última generación administra sus récords tanto en el nivel de caja como de documento. También administra y registra el historial completo de todas las transacciones relacionadas con sus documentos. El sistema asegura que nuestros procedimientos operativos estándar se apliquen de manera consistente a cada orden de servicio para garantizar que los documentos correctos se entregan donde y cuando el cliente los necesite.

  • Inventario de Documentos: Gestionamos para usted un conjunto completo de atributos para cada caja o documento, como código de barras, número de caja, departamento o centro de costo, código de retención, contenido, descripción, número de referencia, texto de referencia, fecha de creación, fecha de destrucción y muchos otros. Todas nuestras cajas están rotuladas con una etiqueta de código de barras que identifica confidencialmente a su propietario, el número de caja del cliente y nuestro número de control de caja de almacén único.

  • Detallado y Audible: Todo el historial de acceso de una caja o documento, desde su entrega inicial hasta su destrucción final, es registrado por nuestros sistemas con información incluyendo quién es el representante pre-autorizado que solicitó la transacción, y cuándo se hizo y ejecutó. Las imágenes de todos los recibos de transacciones firmadas son guardadas por el sistema.

  • Calidad de las Ordenes de Servicio: Todas las órdenes de servicio realizadas por un cliente se gestionan con el mismo alto nivel de calidad. Aplicamos procedimientos a cada tipo de solicitud de acceso de un cliente (es decir, solicitar una caja, depositar una caja, recuperar un archivo, etc.) Estos procedimientos se aplican a través de flujos de trabajo específicos que son administrados por nuestro Sistema de Control de Documentos. A través de nuestros sistemas podemos monitorear cada paso de una orden de servicio a través de su generación, procesamiento, transporte, cumplimiento y cierre. Esta formación de seguimiento de pedidos está disponible para nuestros clientes a través de nuestra aplicación web.

Digitalización a la Demanda

¿Necesita un documento rápido? ¿Desea compartir rápidamente un documento en su organización? ¿Desea capturar datos en formato digital de un documento original? Nuestro servicio de entrega de imágenes a la demanda es la solución. Simplemente solicite una caja o documento y lo haremos disponible directamente en su computadora en un formato digital estándar.

Indexación o Data Entry

Al indexar cuidadosamente los archivos contenidos en su colección de documentos, la búsqueda y recuperación récords se vuelve más rápida y mucho más eficaz. Electra provee servicios de indexación de documentos o entrada de datos. Nuestros servicios de indexación se adaptan a las necesidades específicas de cada cliente y proyecto, y pueden aplicarse a muchos tipos de documentos. Una vez establecidos los parámetros, se recopilan campos específicos de información en nuestras instalaciones o en las facilidades del cliente. Esta información puede ser transferida directamente a los sistemas de información del cliente, utilizada como entrada a nuestros sistemas de gestión de información, o utilizada como parte de nuestros servicios de digitalización.

Trituración y Disposición Segura de Documentos

Mediante la destrucción segura de documentos, las empresas pueden ayudar a proteger su competitividad y confidencialidad mientras gestionan su cumplimiento regulatorio de manera rentable. Electra provee servicios seguros de disposición de información sensitiva y confidencial. Los documentos se trituran (en su presencia si desea) dentro del ambiente seguro de nuestras instalaciones. Luego se emite un certificado de destrucción.

Reportes Mensuales Detallados

Los servicios que ofrecemos son muy importantes para nuestros clientes y proveer para un seguimiento correcto de los mismos es esencial. Proporcionamos a todos nuestros clientes informes mensuales que les permiten monitorear su inventario de cajas de documentos, las transacciones mensuales de acceso, las cajas recientemente agregadas y las cajas listas para destrucción. Estos informes de actividades se envían automáticamente mensualmente a todos los clientes sin coste adicional en formato electrónico (pdf).

Suministros

Ofrecemos varios tamaños de cajas extra-fuertes y hechas especialmente para el almacenamiento de documentos.

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